Edytor i księgowanie do SAP

Edytor faktury kosztowej to miejsce, w którym faktura z KSeF zamienia się w dokument SAP Business One. Otwierasz go przyciskiem Przygotuj do księgowania w SAP na szczegółach faktury inbound.

Ekran jest podzielony na dwie części: po lewej formularz dokumentu SAP, po prawej (na szerokich ekranach) panel danych KSeF (Extras) z podpowiedziami. U góry przyklejony jest pasek danych źródłowych z KSeF — numer KSeF, numer faktury, wystawca, daty oraz kwoty netto / VAT / brutto, które służą jako punkt odniesienia.

Czego dotyczy szkic

W zależności od typu faktury w KSeF (pole RodzajFaktury) szkic celuje w jeden z dwóch dokumentów SAP:

• OPCH — Faktura zakupu dla zwykłych faktur (VAT, UPR).
• OCPI — Korekta zakupu dla korekt (KOR...).

Faktury korygujące i zaliczkowe

• Dla korekty (KOR) edytor pokazuje baner informujący, że pozycje to różnice, oraz numer faktury korygowanej i powód korekty.
• Faktury zaliczkowe / rozliczeniowe (ZAL / ROZ) nie są jeszcze księgowane automatycznie — edytor oznacza je jako wymagające ręcznej obsługi.

Nagłówek dokumentu

Pole	Znaczenie
Dostawca	Kontrahent SAP (OCRD). Podpowiadany po NIP wystawcy z KSeF; można zmienić. Pod polem widać dane z SAP (waluta, termin płatności, kraj). System ostrzega o niezgodności waluty faktury z walutą dostawcy oraz o zablokowanym dostawcy.
Numer dokumentu wystawcy	Numer faktury dostawcy (OPCH.NumAtCard).
Data dokumentu	Data księgowania (wymagana). Wpływa na dostępne serie numeracyjne.
Data sprzedaży	Data VAT (opcjonalna).
Termin płatności	Opcjonalny.
Seria numeracyjna	Lista serii filtrowana po okresie z daty dokumentu. Przełącznik „Pokaż wszystkie” wyłącza filtrowanie.
Projekt	Kod projektu SAP (OPRJ), opcjonalny — dotyczy całego dokumentu.
Uwagi	Komentarz na dokumencie SAP.

Pozycje

Tryb dokumentu: Towary / Usługi

Przełącznik nad tabelą pozycji wybiera tryb dla całej faktury (SAP wymaga jednolitego trybu):

• Towary — każda pozycja wymaga indeksu artykułu (OITM) i magazynu (OWHS).
• Usługi — każda pozycja wymaga konta księgi głównej (OACT) zamiast indeksu.

Kolumny i edycja

W każdej pozycji edytujesz: opis, indeks/konto, magazyn (tryb Towary), ilość, cenę, grupę VAT oraz kwotę VAT. Kolumny Netto i Brutto są wyliczane. Pod polami, które różnią się od oryginału z KSeF, widać oryginalną wartość („KSeF: …”).

Element	Działanie
Grupa VAT	Kod VAT SAP. Pod spodem oryginalna stawka z FA(3). Podpowiedzi mapowania VAT: „Brak mapowania — SAP użyje defaultu” lub lista kandydatów do wyboru.
VAT (kwota)	Edytowalna — można wpisać dokładną kwotę z faktury. Kliknięcie „KSeF: …” przywraca oryginalną kwotę VAT.
Źródło	Badge wskazujący pochodzenie pozycji: PO #… / PZ #… (skopiowana z zamówienia/przyjęcia) lub „wolna” (dodana ręcznie).
Wymiary (ikona warstw)	Otwiera okno wymiarów pozycji: projekt + 5 centrów kosztów.
Kosz	Usuwa pozycję.

Dokładny VAT — uniknięcie rozjazdu o 1 grosz

Kolumna VAT jest edytowalna celowo. Przy przeliczeniach SAP potrafi zaokrąglić VAT inaczej niż wystawca. Wpisanie dokładnej kwoty VAT z faktury (lub kliknięcie podpowiedzi „KSeF: …”) zapewnia zgodność co do grosza — BizFlow księguje wtedy dokładny VAT pozycji.

Kontrola sumy

Obok tytułu „Linie” widać badge zgodności sumy pozycji z sumą z nagłówka KSeF:

• ✓ Suma się zgadza — różnica < 0,01.
• Δ ±x.xx — rozjazd; najazd kursorem pokazuje oczekiwaną i bieżącą wartość.

Kopiowanie z dokumentów SAP

Aby nie wpisywać pozycji ręcznie, można skopiować je z dokumentu źródłowego tego samego dostawcy:

• Skopiuj z PO — pozycje z zamówienia zakupu (PurchaseOrder).
• Skopiuj z PZ — pozycje z przyjęcia magazynowego (PurchaseDelivery).

Skopiowanie podstawia strukturę pozycji (indeksy, magazyny, domyślne grupy VAT) i tworzy powiązanie z dokumentem bazowym w SAP. Przyciski są aktywne dopiero po wybraniu dostawcy.

Zapis i księgowanie

W górnym pasku edytora dostępne są trzy operacje:

Przycisk	Działanie	Wynik w SAP
Zapisz	Zapisuje szkic w BizFlow (bez SAP).	—
Zapisz jako dokument tymczasowy w SAP	Tworzy Szkic w SAP. Można go dalej edytować w SAP lub porzucić.	Dokument ODRF (tymczasowy)
Zaksięguj w SAP	Księguje fakturę na stałe (z potwierdzeniem). Po zaksięgowaniu szkic jest zablokowany do edycji.	OPCH (faktura zakupu) lub OCPI (korekta)

Przed księgowaniem edytor uruchamia walidację. Błędy blokujące (brak dostawcy, brak daty dokumentu, brak numeru wystawcy, brak pozycji, rozjazd sumy) wyłączają przyciski księgowania. Ostrzeżenia (np. niezgodność waluty, brak mapowania VAT) nie blokują, ale warto je sprawdzić. Link Preview JSON pokazuje dokładny ładunek, który trafi do SAP.

Uprawnienie do księgowania

Przycisk Zaksięguj w SAP jest dostępny tylko dla użytkowników z uprawnieniem ksef_purchase:book. Bez niego można przygotować i zapisać szkic (również jako dokument tymczasowy w SAP), ale ostateczne zaksięgowanie wykona ktoś z odpowiednią rolą.

Panel danych KSeF (Extras)

Po prawej stronie edytora widoczny jest panel z dodatkowymi danymi wyciągniętymi z FA(3) — m.in. dane podmiotu trzeciego, odwołania do umów/zamówień, pola pozycji (np. GTU, akcyza) oraz podpowiedzi (magazyn, projekt). Przyciski Zastosuj przenoszą wybrane podpowiedzi do formularza. Przycisk Pokaż oryginał otwiera podgląd PDF faktury z KSeF.